Jak zaplanować obsługę korespondencji w firmie?

Mimo że poczta elektroniczna jest bardzo popularna, większość firm nadal uważa pocztę tradycyjną za kluczową część swojej działalności. Umowy, czeki z wypłatami, faktury i wiele innych dokumentów podróżuje przez pocztę. Płynnie działające przedsiębiorstwo potrzebuje sprawnie działającego systemu do efektywnego obchodzenia się z ważnymi materiałami, dlatego tak istotna jest odpowiednia obsługa korespondencji. Jeśli chodzi o pocztę wychodzącą, możesz zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy, organizując swoje biura i szkoląc pracowników w zakresie efektywnego korzystania z odpowiedniego systemu.

Poprawne etykietowanie

korespondencja

Aby obsługa korespondencji przebiegała sprawnie i efektywnie cała poczta wychodząca musi jasno identyfikować nadawcę i odbiorcę. Należy poinstruować pracowników w zakresie właściwego przygotowywania kopert. Ponadto warto unikać odręcznego pisania na kopertach. Staraj się oszczędzać czas, automatyzując cały proces. Zamawiaj dostosowane koperty lub etykiety z informacjami dotyczącymi Twojej firmy, wyspecjalizowane w zależności od potrzeb dla poszczególnych działów, grup i osób, tak aby zarówno poczta, jak i odbiorca wiedzieli, kto wysłał list. Natomiast w przypadku dużych lub regularnych ilości przesyłek wychodzących, należy używać narzędzi programowych do automatycznego drukowania informacji o odbiorcy, korzystając z istniejących plików konta.

Aby efektywnie odbierać pocztę wychodzącą, potrzebny jest system, który sprawi, że obsługa korespondencji będzie łatwiejsza. Pomoże on także konfigurować skrzynki nadawcze we wszystkich biurach i obszarach, które gromadzą pocztę wychodzącą. Taki system umożliwia pracownikom również przekazywanie poczty wychodzącej przy minimalnym nakładzie pracy i czasu.

W całym tym procesie bardzo ważne jest także wyznaczenie pracowników do odbioru poczty i paczek ze wszystkich wyznaczonych pojemników i pomieszczeń, do sortowania i przetwarzania w centralnym pomieszczeniu pocztowym. Warto także zaopatrzyć ich w listy kontrolne, aby nie zapomnieli o żadnym punkcie zbiórki.

Optymalizacja czasu odbioru

Poczta wychodząca narasta przez cały dzień. Problem pojawia się wtedy, jeśli dana korespondencja trafi do punktu zbyt późno, ponieważ nie wyjdzie aż do następnego dnia roboczego. Co z tym zrobić? W tym celu zidentyfikuj optymalny czas, jaki wymaga obsługa korespondencji w zależności od potrzeb Twojej firmy i zaplanuj regularny odbiór z usługą pocztową oraz z preferowanym nadawcą logistycznym. Otrzymywanie poczty na czas, może wymagać nawiązania współpracy z kilkoma odbiorcami.


źródła:
https://www.docufield.com/